セキュリティと情報の取り扱い

フローテル クリニックでは、医療機関からお預かりする患者さまの情報を、医療機関から委託を受けて取り扱います。このページでは、情報の保存先、委託先、守り方、保存期間、医療機関と当社の役割の分け方をお伝えします。

取り扱う情報と保存期間

通話の録音（留守番電話・転送した通話）

Twilio（米国）に保存し、90日で自動で削除します。

着信履歴・文字起こし・AI受付の記録

当社のデータベース（米国）に、ご契約中保存します。AI受付との会話は録音せず、文字で記録します。

予約台帳・電話帳

当社のデータベース（米国）に、ご契約中保存します。

データベースのバックアップ

毎日取得し、最大14日間保存します。

委託先

次の事業者のサービスを利用しています。いずれも各社の規約とデータ処理に関する契約に基づいて利用しています。

• Twilio Inc.（米国）：電話番号・通話・録音・SMS
• Salesforce, Inc.（Heroku・米国）：サーバー・データベース
• Google LLC（米国など）：録音の文字起こし・通知メールの送信
• OpenAI, L.L.C.（米国）：AI受付の応答・要約。APIで送った情報は、同社のモデルの学習には使われません。
• 650 Industries, Inc.（Expo・米国）：スマートフォンアプリへの通知
• Vercel Inc.（米国など）：管理画面の配信
• Functional Software, Inc.（Sentry・米国）：障害の検知
• LINEヤフー株式会社（日本）：LINEへの通知。患者さまの情報は送りません。
• Amazon Web Services（日本・東京）：音声の案内文・画像の保存。患者さまの情報は保存しません。

情報の守り方

• 通信の暗号化：管理画面・アプリ・委託先との通信は、すべて暗号化（HTTPS）しています。
• 医療機関ごとの分離：医療機関のアカウントは、自院の情報だけを見られます。通話と録音も、医療機関ごとに分けた契約で扱います。
• 二段階認証：管理画面は、認証アプリによる二段階認証に対応しています。当社の運営のアカウントは、二段階認証が必須です。
• ログインの保護：パスワードは元に戻せない形で保存し、続けて間違えると一定時間ログインできなくなります。
• 録音のリンク：録音は、期限つきのリンクでだけ再生できます。
• 通知の内容：LINEの通知には、患者さまの情報を載せません。
• 管理体制：個人情報の取扱いに関する責任者を定め、従業者に教育を行っています。

医療機関と当社の役割

当社

サービスの提供と保守、障害への対応／データの保管と委託先の管理／通信の暗号化と認証の仕組みの提供／情報漏えいなどの事故の、医療機関へのご報告

医療機関

管理画面のアカウントの管理（利用者の追加・削除、パスワード、二段階認証）／ログインに使う端末の管理／転送先・通知先の設定／患者さまへのご説明（通話の録音と、AIによる受付を行っていること）

ご契約の終了時

録音は、契約終了日までに管理画面からダウンロードしていただけます。着信履歴・AI受付の記録・予約の一覧は、ご希望があればCSVファイルでお渡しします。契約終了日から30日以内に、貴院のデータ、録音、電話番号の設定を削除し、完了をご報告します。バックアップに含まれる分も、削除から14日以内に消えます。

安全管理の開示資料

医療情報システムの安全管理に関するガイドラインへの対応状況と、責任分界をまとめた資料を、導入をご検討中の医療機関にお送りしています。ご希望の際は、下記までご連絡ください。個人情報の取扱いについては、プライバシーポリシーもご覧ください。